Kongress,
Konferenz oder Tagung?
Inspirieren, informieren, begeistern:
Führen Sie Kongresse, Konferenzen und Tagungen mit Verve zum Erfolg
Referenten festlegen, Teilnehmer gewinnen, die richtige Location finden und für die Technik sowie das Wohl der Gäste sorgen – die Planung von Tagungen, Kongressen und Konferenzen ist kein leichtes Unterfangen. Ist alles perfekt geplant, werfen sie ein positives Licht auf Ihr Unternehmen. Doch wie immer steckt der Teufel im Detail oder hier: in den vielen Details, die die gesamte Planung plötzlich auf den Kopf stellen können.
Damit die Organisation von Kongressen und Tagungen auch in der heißen Phase überschaubar bleibt, empfiehlt es sich, einen Zeitplan zu erstellen, der alle wesentlichen Punkte berücksichtigt. Die berühmten W-Fragen können Ihnen dabei helfen.
Was und wer?
Die Begriffe Kongress, Konferenz und Tagung werden als Synonyme verwendet und unterscheiden sich nur in Details bezüglich der inhaltlichen und zeitlichen Ausrichtung. Alle drei Veranstaltungen dienen der Weiterbildung der Gäste und dem fachlichen Austausch zu einem Thema, das in einem wesentlichen Zusammenhang zu Ihrem Unternehmen steht.
Mit einem Kongress verbindet man gemeinhin Vorträge und anschließende Diskussionen sowie die (teilweise) Öffnung der Veranstaltung für ein interessiertes Fachpublikum. Die Konferenz ist eher auf einen Austausch ohne öffentliche Beteiligung hin angelegt. Zunehmend werden Kongresse und Konferenzen begleitet mit einer Ausstellung oder Workshops sowie Breakout-Sessions. Zu einer Tagung können auch Laien eingeladen werden, die sich über ein Thema informieren wollen.
Für welche Veranstaltungsform Sie sich entscheiden, hängt davon ab, welche Ziele Sie damit verfolgen, ob Sie also eher einen internen Austausch oder ein publikums- und marketingwirksames Event anstreben. Dabei lassen sich natürlich auch Kongresse und Konferenzen gut nutzen, um Presse und Öffentlichkeit darauf aufmerksam zu machen und Ihr Unternehmen ins Gespräch zu bringen.
Zur Frage, was Sie veranstalten wollen, gehört natürlich auch die inhaltliche Festlegung. Nehmen Sie diese so präzise wie möglich vor, damit sich die Teilnehmer wirklich zufriedenstellend mit konkreten Fragestellungen befassen können. Wählen Sie Referenten danach aus, wer sich als Spezialist auf diesen Gebieten bewährt hat. Denken Sie aber daran, dass gerade Experten oder beliebte Speaker oft einen vollen Terminkalender haben und fragen Sie so früh wie möglich an, ob zum gewünschten Termin Kapazitäten frei sind – gern unterstütze ich Sie dabei.
Wo und wie?
Auf Ihrer Tagung oder Konferenz geht es um wichtige Inhalte und Informationen. Das heißt aber keinesfalls, dass Sie die Rahmenbedingungen vernachlässigen dürfen. Jeder zieht es vor, in einem angenehmen Ambiente, bei guter Unterbringung und einem ausgezeichneten Catering zusammenzukommen.
Die gewählte Location sollte zudem verkehrsgünstig gelegen sein und, wenn Sie sich nicht auf regional ansässige Teilnehmer beschränken, aus allen Himmelsrichtungen gut zu erreichen sein. Lediglich bei mehrtägigen Konferenzen mit Unterbringung im Hotel kann es vorteilhafter sein, einen Ort zu wählen, an dem sich der intensive fachliche Austausch mit einem Kurzurlaub in idyllischer Lage verbinden lässt.
Klären Sie darüber hinaus, ob am Veranstaltungsort alles bereitgehalten wird, was Sie für Ihre Tagung oder Konferenz benötigen – von der technischen Infrastruktur bis zum WiFi, vom Mobiliar bis zu Räumen, in denen sich die Pausen angenehmen genießen lassen.
Was alles benötigt wird, damit der Kongress oder die Tagung störungsfrei verlaufen, stellen Sie fest, indem Sie sich den Ablauf von der Einladung bis zur Abreise detailliert verdeutlichen. Denken Sie dabei auch an Einladungen, Eintrittskarten, Wegbeschreibungen, kleine Firmengeschenke oder Informationen für Teilnehmer, die von außerhalb anreisen. Gerne stehe ich Ihnen mit meiner Kongresserfahrung für die Planung Ihrer Veranstaltung zur Seite.
Mit wem?
Der Charakter Ihrer Tagung oder Ihres Kongresses bestimmt, wen Sie zu dem Event einladen und welche Dienstleister Sie engagieren, damit alles seinen professionell geplanten und angenehmen Gang geht.
Handelt es sich um ein großes Event mit Publikumszugang, muss nicht nur die Tagung selbst, sondern es müssen auch das Marketing und der Ticketverkauf frühzeitig organisiert werden. Sind Gäste aus dem Ausland geladen, benötigen Sie vielleicht einen oder mehrere Dolmetscher. Wer übernimmt die Moderation? Wer empfängt die Gäste? Wer betreut sie und wer kümmert sich ums Catering?
Als erfahrene Eventmanagerin verstehe ich mich darauf, Gesamtkonzepte für Tagungen, Kongresse und Konferenzen zu entwerfen und umzusetzen. Darüber hinaus bin ich gut vernetzt, sodass ich jederzeit die geeigneten Serviceleistungen anderer Dienstleister für Sie hinzubuchen kann. Das spart Zeit, Geld und Nerven und gibt uns gemeinsam Gelegenheit, Ihr Firmenevent nach allen Regeln der Kunst zu organisieren.
Wozu?
Wissensvermittlung und fachlicher Austausch, öffentliche Diskussion und Vernetzung von Experten oder Interessierten sind wichtige Ziele jeder Tagung und jedes Kongresses. Zu Beginn der Projektplanung steht die Festlegung dieser Ziele und des Budgets im Vordergrund.
In dieser Phase werden der zeitliche Umfang, die thematischen Schwerpunkte und die Inhalte der Veranstaltung konzipiert. Die Zielgruppe, deren Bedürfnisse und Handlungsfelder, stehen idealerweise im Einklang mit dem gesamten Kongress-Konzept.
Daneben lassen sich wichtige strategische und taktische Ziele definieren, die vor allem dazu dienen, Sie als Veranstalter oder Ihr Unternehmen öffentlichkeitswirksam darzustellen. Sponsorenvermarktung, die Berücksichtigung Ihrer Corporate Identity und das Teilnehmermanagement sind weitere wichtige Aspekte einer gründlichen und wohlüberlegten Planung Ihrer Tagungen und Kongresse.
Gut vorbereitet genießen Sie dann selbst die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung. Und sollte dann doch einmal etwas Unvorhergesehenes passieren, sind Sie entspannt genug mit mir an Ihrer Seite, um das Problem souverän und mit einem Lächeln zu beheben. Ihre Teilnehmer werden Sie dafür ebenso zu schätzen wissen wie Ihr Unternehmen.
Planen Sie einen Kongress, eine Konferenz oder eine Tagung und möchten die Unterstützung einer erfahrenen Eventmanagerin in Anspruch nehmen? Ich freue mich auf Ihre Anfrage.
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